Как организовать телефонную связь в офисе | Ofisp.org

Как организовать телефонную связь в офисе

31 октября 201615:31

При создании новой компании, или при расширении имеющейся всегда возникает вопрос о создании внутренней коммуникационной системы, а также системы связи с клиентами и партнерами. Это решает качественная телефонная связь. Однако, многие фирмы не могут себе позволить обычную схему – закупка телефонного оборудования, абонплата за подключение и  обслуживание линий. Все это выходит за рамки обычного бюджета многих компаний. Но есть способы уменьшить расходы и это достигается с помощью современных технологий.

Перво-наперво обратите внимание на услугу безлимитные номера мтс. Во многих случаях такой вариант может оказаться полезным. Это быстрый, не требующий особых усилий, способ иметь безлимитный доступ к телефонным разговором. Если нужны разговоры только по Москве, то абонплата 40 рублей в день. Если по России, то 55 рублей в день. В пакет включено 5000 минут разговора. Есть варианты и оплаты помесячно, а также где лимит разговоров больше.

 

IP-телефония или аналоговая линия


Телефонную связь в офисе можно организовать двумя способами: это либо IP-телефония, либо аналоговая классическая схема подключения. Разница этих двух типов связи – в способах передачи данных. Обычный телефон – это кодирование звуковой информации, передача по обычному телефонному кабелю. Телефония нового поколения – передача информации по каналам Интернет, кодирование сигнала с помощью протоколов.
Почему многие делают выбор в пользу новшества? Это не только дань моде. Оказывается, что старый проверенный и очень надежный способ аналоговой телефонии обходится гораздо дороже. Хоть оборудование и дешевле, но вот тарифы на городскую и междугороднюю связь могут оказаться непосильными. Плюс, для компании обычно требуется провести отдельную телефонную линию, а это уже не так дешево.

 


Что касается виртуальной телефонии, которая является выгодной альтернативой традиционным телефонным каналам связи, то можно назвать немало преимуществ. Многоканальная телефония очень удобна тем, что можно менять место офиса, переезжать, а номер остается все тот же, он за вами закреплен. То есть совершенно отсутствует географическая привязка. Если говорить о тарифах на IP-телефонию, то и здесь выгодна за этим способом. Качество связи обычно очень хорошее, а вот по оборудованию вообще может быть все проще простого. В качестве оборудования для IP-телефонии подойдет даже обычный компьютер.
В чем же здесь загвоздка? Если все выглядит так идеально, то почему не уходят из рынка аналоговые телефонные линии? А все дело в том, что для пользования всеми функциями IP-телефонии, необходим Интернет с хорошей пропускной способностью не меньше 512 Кбит/c, а также устойчивый, не пропадающий сигнал интернет-связи.
Итак, если ваш оператор Интернет-соединения может гарантировать высокий уровень Интернет-сигнала и высокую пропускную способность, то выгодны очевидны: это экономит время на организацию и проведение звонков, значительно снижает расходы на связь, обслуживание также обходится значительно дешевле.

 

Мини-АТС


Нужна ли вам мини-АТС? Это такое устройство, которое важно иметь для обустройства внутренней системы связи в компании. Требуется мини-АТС лишь в случае, когда нужно установить не менее 50 внутренних номеров. Такое оборудование нужно в обоих случаях: и при аналоговом способе связи, и при IP-телефонии. В первом случае только вы должны приобрести такое устройство и установить его в офисе. В случае облачной телефонии это своеобразный виртуальный сервис, который находится на сервере провайдера.
Понятно, что в аналоговом случае мини-АТС – это такая коробка, куда подключается целый пучок проводов. Ведь все внутренние телефоны должны быть связаны кабельно. Так устраивается внутриофисная связь по аналоговому принципу. Если у вас небольшие средства, вам не нужны дополнительные свойства телефонии, компания сравнительно маленькая, и вы не собираетесь всем офисом куда-либо переезжать, то этот выбор для вас.
В случае виртуальной мини-АТС, то такой выбор подходит для любой компании с каким угодно количеством сотрудников. Она, во-первых, дешевле аналогового варианта. Во-вторых, легче обустраивается вся система внутриофисной связи. Это просто способ осуществить проект по организации внутренней связи. Функционал позволяет настроить систему на требования конкретной компании, параметры можно менять, их можно обновлять и модернизировать.
Есть варианты и спутниковой телефонии, но в виду их недешевой организации не будем затрагивать этот способ. Разве что, он будет единственно возможным там, где нет доступа к аналоговым телефонным линиями, операторам мобильной связи и интернет-операторам.

 

 

Оборудование для телефонии


Как мы уже сказали, понадобится мини-АТС, телефоны или компьютеры. Для аналогового варианты – это телефонные аппараты. В случае виртуальной телефонии можно обойтись и обычными ПК. Обычно, правда, для IP-телефонии используют специальные IP-телефоны. Есть вариант обойти и это – просто подсоединить обычный телефон к компьютеру, к IP-шлюзу, что должно преобразовать аналоговый сигнал в цифровой. Также есть возможность использовать обычные смартфоны или мобильные телефоны, только настроить вначале переадресацию сигналов. Но все же основным оборудованием можно считать обычный ПК – такой вариант использует большинство компаний, подключенных к IP-телефонии. Каждый ПК оснащается определенным необходимым пакетом ПО и гарнитурой с наушниками и микрофоном.
Если смотреть по цене, то аналоговая система обойдется примерно в 50 тыс. рублей, а виртуальная намного дешевле – 2 – 2,5 тыс. рублей. Но цифры – это лишь пример соотношения цен, подсчет необходимо приводить в каждом конкретном случае.

Номер телефона офиса


Многие компании считают, что номер  их телефона будет несомненно чем-то вроде визитной карточки. Так это или это преувеличение, сказать сложно. Конечно, если номер простой, то его легче запомнить, и клиентура ожидается, что увеличиться в разы именно по этой причине. Также стараются выбирать многоканальный вариант, когда линия всегда свободна, а позвонивший клиент просто ждет, пока оператор освободится. Но тут скорее нужно будет выбирать между тремя типами телефонных номеров:

 

  1. Прямой номер.
  2. 8-800
  3. 8-804


Прямой номер является идеальным вариантом для всех компаний. Оплата начисляется оператору, который предоставляет вам эту услугу.
8-800 будет удобным, если вы хотите платить за звонки ваших клиентов сами. То есть все звонки клиентов будут им обходиться ровно в 0 рублей 0 копеек.  8-804 представляет собой такой же по сути вариант, как и 8-800. Разница лишь в том, что если звоните вы, то ваш номер будет определяться у вашего абонента.
Насчет самого набора цифр в номере телефона вашей компании, то здесь можно действовать по-разному. Разумеется, «золотые» номера обходятся действительно, как золото. Это и дорого, но и представительно. Легко запоминающиеся номера могут во многих случаях быть решающими для бизнеса.

Этапы подключения офисной телефонии


Если вы заказываете такую услугу, то обычно все идет по установленному графику  технического задания. Само техническое задание будет зависеть от тех задач, которые ставит ваш офис перед телефонной системой. Там должны быть определены количество телефонных аппаратов, их виды, параметры, мини-АТС, если требуется. Вы делаете выбор провайдера, который будет удовлетворять запросы по качеству связи, а также и в отношении тарифов.

Алгоритм организации виртуальной телефонии в офисе

 

  • На все требуется 10 – 15 минут.
  • Услуга подключается на сайте провайдера.
  • Подключается фактически столько телефонов, сколько необходимо. До бесконечности.
  • В личном кабинете на сайте провайдера есть возможность видеть всю подробную статистику своих расходов.
  • Можно проводить запись звонков.
  • Простой способ организации  исключений для номеров, быстрая настройка переадресации, быстрый сброс настроек, легкая настройка доступных функционалом параметров.

 

Алгоритм организации аналоговой телефонии в офисе


Здесь будет немного иной список действий. Подключение – это реальная работа сотрудников телефонной компании.

 

  • Подача заявки в компанию на подключение.
  • Проведение работ по укладке кабелей, установке и наладке оборудования.
  • Тестирование оборудования.
  • Обучение сотрудников для работы с оборудованием.
  • Заключение договора на сервис системы.

 

Похожие материалы

17.04.2014
Задолго до начала очередной промышленной революции основатель компании, первой сумевшей наладить производство 3D-принтеров, уже уверен в том, что в конечном итоге новая технология откроет эпоху, в которой экономии на масштабах не будет места.
23.05.2014
Понтифик Франциск есть в Twitter, но его нет в Facebook. Почему? Недавно представители крупнейшей в мире соцсети посетили Ватикан и попытались убедить представителей папского престола в том, что завести профиль в Facebook необходимо, однако Клаудио Мария Селли, архиепископ, занимающийся медиастратегией папы, сообщил, что папа Франциск не хочет присоединяться к соцсети, ибо не желает получать оскорбительные комментарии.
31.07.2013
В июне доля спама в глобальном почтовом трафике по подсчетам «Лаборатории Касперского» составила 71,1%, что на 1,4% выше показателя за май. По сравнению с предыдущим месяцем доля вредоносных вложений снизилась на 1% и составила 1,8% от всего почтового трафика. При этом Россия заняла 1-е место по количеству срабатываний почтового антивируса. В июне спамеры особенно активно рассылали рекламу товаров и услуг, спрос на которые резко возрастает в летние месяцы.
27.09.2014
Представьте себе сервер, который установлен для обработки всех онлайн вычислительных потребностей вашей компании.Свой собственный выделенный сервер позволит вам справиться именно с этим. Собственный веб-сервер -это чрезвычайно важно на современном рынке. Вы скоро убедитесь, что ваш сервер в состоянии обрабатывать большой трафик и обеспечивает быстрый доступ к данным, что и должно быть главным приоритетом для любой компании, которая желает иметь профессиональное веб- представительство.
20.06.2014
При использовании оборудования Wi-Fi иногда возникает потребность в смене IP-адреса, который выдается провайдером. Чаще всего этот адрес статичен и не меняется при каждом последующем подключении.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв