Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

29.11.2013
Основное назначение антивирусов – надежно защищать систему от заражения. Но если вредоносное ПО все-таки проникает в компьютер, то от антивируса требуется еще и умение эффективно удалять все его компоненты. Независимая лаборатория AV-Comparatives провела тестирование, чтобы выяснить, какие антивирусные приложения лучше всего справляются с этой задачей. Для исследования специалисты AV-Comparatives выбрали 11 образцов вредоносных программ, среди которых – троянцы, черви, взломщики backdoor и утилиты-вымогатели (ransomware).
03.04.2014
Уже завтра на нашем рынке станет доступен планшет, созданный британской компанией Gazer Limited совместно с всемирно известным производителем графических процессоров NVIDIA. Планшет Gazer Tegra NOTE 7 позиционируется и много ни мало как самый быстрый и функциональный 7-дюймовый планшет .
30.01.2014
Сразу несколько официальных сайтов популярной игры Angry Birds подверглись серии хакерских атак. Об этом сообщает Associated Press, ссылаясь на слова руководства разработавшей игру финской компании Rovio.
12.06.2013
Корпорация Google сообщила на своем официальном сайте о новой разработке – уникальной системе анализа, которая может предугадать кассовые сборы фильма еще до его выхода в прокат с точностью до 94%.Для такого анализа поисковик анализирует частоту поисковых запросов о фильме и количество просмотров трейлеров к нему. При вычислении кассовых сборов сиквела система учитывает популярность предыдущих частей фильма. Также в анализ включаются стандартные факторы: например, количество копий фильма, находящиеся в прокате.
15.11.2013
Глава Министерства транспорта России Максим Соколов допустил, что в скором времени российским авиапассажирам разрешат пользоваться мобильными телефонами при взлете и посадке, передает РИА Новости. «Ничего невозможного нет. Но на самом деле я последовательно выступаю за то, чтобы приводить правила безопасности на всех международных линиях в соответствие с требованиями ИКАО (Международная организация гражданской авиации) и ISO (Международная организация стандартизации) и с общепринятыми положениями.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв