Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

10.04.2014
Четырнадцать крупнейших технологических компаний мира потеряли около одной пятой своей рыночной стоимости, или 275 миллиардов долларов. Об этом сообщает The Financial Times. Обвал фирм отрасли оказался самым сильным с момента глобального финансового кризиса 2008 года. При этом рынок акций в целом в последние недели находится у рекордных значений. В частности, индекс биотехнологических компаний на бирже NASDAQ с конца февраля составил около 20 процентов.
09.04.2013
Калифорнийская компания Lookout mobile security, занимающаяся вопросами безопасности смартфонов, выяснила, что 32 приложения, размещенных в Google Play, заражены новым вирусом – BadNews. Причем нацелен он преимущественно на абонентов из России. А также Украины, Белоруссии, Армении и Казахстана. Среди приложений, инфицированных BadNews – живые обои, словарь синонимов и словарь Ожегова, различные сборники кулинарных рецептов, игра в бутылочку на смартфоне и многие другие. Целью BadNews является загрузка другого приложения – АльфаСМС, которое может использоваться для мошенничества.
05.11.2013
Бывает так, что нужно ограничить доступ к приложениям, чтобы ими не могли воспользоваться другие люди, например, в случае кражи или когда вы одалживаете свое устройство другу. ОС Android позволяет воплотить многие идеи, и такая уже реализована в виде нескольких приложений, устанавливающих пароль на нужные вам программы. Так же есть платные решения с расширенным функционалом, если вам чего-то не хватает. Данные андроид программы скачать бесплатно можно в Play Маркет.
22.08.2013
В антипиратский закон, действующий с 1 августа, внесут поправки, предусматривающие общение правообладателей и владельцев сайтов через посредника. Об этом сообщает газета «Ведомости» в номере от 20 августа. Как рассказал изданию депутат Роберт Шлегель, поправки, направленные на упрощение досудебного урегулирования споров по авторским правам, обсуждались на встрече рабочей группы совета по культуре по законодательному регулированию авторских и смежных прав в сфере массовых коммуникаций.
20.11.2013
Как сообщает издание «Известия», Совет при президенте РФ по правам человека (СПЧ) обеспокоен происходящим в Интернете и намерен внести на рассмотрение Госдумы законодательные поправки, позволяющие блокировать доступ к сайтам, расположенным на иностранных серверах. По мнению чиновников, такие меры позволят эффективнее бороться с возможностью приобретения гражданами РФ в Сети поддельных документов – аттестатов, дипломов, паспортов и др.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв