Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

02.01.2014
Борцы с пиратами ушли на каникулы Сотрудники Мосгорсуда, отвечающие за блокировку контрафактного контента, не будут работать до 9 января.
03.12.2012
Тами Реллер (Tami Reller), финансовый директор Microsoft и одна из преемниц бывшего вице-президента Стивена Синофски, сделала официальное заявление на конференции компании JP Morgan, посвященной СМИ и телеком-отрасли. Это заявление касается официального названия новой версии Windows, до сих пор известной под кодовым именем Windows Blue. Теперь новая версия будет официально носить имя Windows 8.1. Для владельцев лицензии на Windows 8 обновление будет бесплатным.
14.03.2015
Время на компьютере должно совпадать с эталонным временем на удаленном сервере. Для этого необходимо провести процедуру сверки (синхронизацию) и последующую корректировку времени у вас на компьютере.
03.01.2013
Территория Сирии вечером 7 мая оказалась отрезанной от Интернета. Об этом сообщает компания Umbrella Security Labs, специализирующаяся на вопросах сетевой безопасности. Резкое падение трафика было зафиксировано во вторник с 22:45 по московскому времени. Недоступными извне оказались, в частности, серверы ns1.tld.
14.09.2015
Маршрутизатор, он же роутер, - устройство для того, чтобы принимать интернет от провайдера и раздавать его другим устройствам: компьютеру, смартфонам, планшетам, телевизору и т.д. Раздавать интернет можно с помощью кабеля либо через созданную сеть wifi. Выбор роутера – довольно непростая задача, ведь он должен оптимально отвечать поставленным к нему техническим требованиям.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв