Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201300:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

16.02.2013
Оператор связи «Ростелеком» заблокировал для своих абонентов доступ к сайту «Госпоиск». Об этом днем 26 апреля сообщил ряд пользователей соцсетей. При попытке зайти на сайт у них появлялось сообщение «Доступ к запрашиваемому ресурсу ограничен». Пресс-служба компании подтвердила блокировку портала в комментарии «Ленте.ру».
28.03.2014
Информационная безопасность будет одним из основных направлений развития ИТ в медицине. Такую точку зрения высказал Григорий Ройтберг, президент клиники «Медицина», выступая на конференции «Информационная безопасность медицинских и страховых компаний – новые угрозы и технологии защиты». По его словам, недостаточная защищенность информации пациента может не только нарушить деонтологические принципы, но и нанести клинике экономический ущерб.
21.04.2014
Носимые компьютеры в прошлом году сделали «огромный шаг вперед», и до 2018-го поставки «умных» наручных часов и других подобных устройств будут ежегодно увеличиваться на 78%, уверены в IDC. По прогнозу аналитиков, за нынешний год число проданных носимых устройств достигнет 19 млн, что втрое больше по сравнению с 2013-м. В 2018 же году поставки вырастут уже до 112 млн штук
14.01.2014
Команда сервиса Branch, позволяющего пользователям делиться ссылками на понравившиеся им новостные статьи, займется разработкой нового продукта для социальной сети Facebook.
31.03.2014
Когда речь идет о применимости собственных устройств сотрудников на рабочих местах в рамках концепции BYOD, как правило, имеется в виду, что те заменят аналогичные по сути корпоративные устройства — ПК, ноутбуки, планшеты, смартфоны. Однако ряд интеллектуальных устройств этим не заканчивается. Например, на складах и в полевых условиях для сбора и выдачи информации применяются специализированные терминалы.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв