Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

20.12.2013
В президентском Совете по правам человека выражают обеспокоенность обсуждением в Госдуме законопроекта о досудебной блокировке сайтов, заподозренных в экстремизме и призывам к массовым беспорядкам.
27.12.2013
Австралийские «белые хакеры» полностью раскрыли информацию об уязвимостях в мобильном приложении Snapchat.
17.12.2015
Перед выбором провайдера необходимо определиться, какой именно интернет вы хотите и с какого устройства вы будете им пользоваться. Если есть возможность тянуть кабельный интернет, то это затрагивает одни вопросы, а если вам достаточно 3G интернета, то необходимо подбирать провайдера совершенно по другим критериям. Работа со стационарного компьютера требует, как правило,  передачи большого объема данных, низкий риск сбоев сети. Для работы в офисе и на дому выбирают кабельное подключение к интернет. Но нужно понимать, что вам придется оплатить работы по протягиванию кабеля. Провайдер подбирается, соответственно тот, который находится ближе всего. Если вы живете в жилом массиве, то проблем с подключением к кабельному интернету быть не должно.
02.08.2013
Корпорация Google продлила поддержку протокола синхронизации Exchange ActiveSync, разработанного Microsoft, до 31 декабря 2013 г., сообщает The Verge со ссылкой на пресс-секретаря Microsoft. Речь, однако, идет только о смартфонах под управлением Windows Phone. О том, что Google продолжит поддерживать Exchange ActiveSync для доступа пользователей к своим серверам с других платформ, в частности iOS, не сообщается.
05.08.2013
Как заявили в министерстве транспорта страны, устройство будет отвлекать водителя от управления автомобилем. За нарушение запрета – штраф в 60 фунтов стерлингов (около 3 тысяч рублей). Кроме того, им грозит начисление штрафных баллов, за накопление которых лишают водительских прав. Очки Google Glass – такой же гаджет, как и телефон, и запрет является преждевременным, устройство еще даже не появилось в продаже, считает автомобильный эксперт Алексей Дорофеев. «Рекламные вывески всегда ярче дорожных знаков, даже современных.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв