Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

12.06.2013
Компания Dell отказалась от дальнейшего использования собственной облачной платформы, которую компания предложила пользователям полтора года назад. Публичное облако было построено на решении VMware vCloud, но оказалось весьма затратным для клиентов компании. Поэтому руководство Dell еще в 2012 году приняло решение в IV квартале 2013 года перейти на свободную платформу OpenStack.Однако, в прессе появилась информация, что компания резко изменила свою стратегию в области облачных вычислений. Вместо собственной платформы Dell будет предлагать своим клиентам платформы партнеров - Joyent, ScaleMatrix и ZeroLag.Причину такого решения эксперты видят в нежелании компании тратить баснословные суммы на строительство нового облака на базе OpenStack. Dell готовится к продаже частным инвесторам, поэтому конкурировать с Amazon Web Services (AWS) и Windows Azure "в облаках" не в состоянии. Но вице-президент компании Dell Cloud Намди Оракву уверяет, что решение об отмене строительства своего облака никак не связано с финансами. По его словам, Dell просто желает предложить своим клиентам альтернативу выбора поставщика облачных услуг. Число партнеров, как ожидают в компании, со временем будет расти.
24.11.2012
Представительство Yahoo! в Японии сообщило о подозрении в утечке 22 млн ID пользователей в результате хакерской атаки, передает со ссылкой на официальное заявление компании. По информации компании, пароли пользователей и необходимая для восстановления паролей информация не были украдены. Однако компания призывает 200 млн своих клиентов все же сменить пароли. «Мы не знаем, был ли украден этот файл (с 22 млн пользовательских аккаунтов), или нет, но мы не можем отрицать такой возможность, учитывая объем трафика между нашим сервером и внешними терминалами», – говорится в официальном заявлении японского отделения Yahoo!.
16.07.2014
Довольно большой популярностью пользуется новый вид бизнеса - стать провайдером интернета. Но что необходимо, чтобы влиться в эту ИТ-сферу? Рассмотрим подробнее.Несмотря на низкий уровень понимания телекоммуникационной сферы и, как следствие, низкий процент выхода бизнесменов на действующий рынок, все не столь сложно, как может показаться. По крайней мере, не сложнее, чем отыскать подходящий по стоимости квадроцикл на сайте в интернете.
17.04.2014
Компания Philips представила свою новую разработку – смартфон W6618, который может похвастаться очень емкой батареей среди подобных устройств в своем классе. Емкость аккумулятора новинки составляет 5300 мАч, чего, как утверждается, достаточно для  поддержки работоспособности смартфона в режиме ожидания в течение 1604 часов, или почти 67 суток. Кроме того, в режиме разговора аккумулятор поддерживает работу смартфона на протяжении 33 часов. Аккумулятор устройства несъемный.
11.04.2014
Средняя стоимость фиксированного широкополосного доступа (ШПД) в интернет в российских регионах снизилась почти на 40 процентов по итогам 2013 года, а средняя скорость, заявленная провайдерами, выросла на 38 процентов, свидетельствуют данные исследования компании «Яндекс». Сильнее всего в процентном отношении интернет подешевел в Южном федеральном округе, в центральной России и на Дальнем Востоке, в столице цены снижаются медленнее. При этом жители Дальнего Востока все еще платят за интернет в расчете на 1 мегабит в секунду в 10 раз больше, чем москвичи.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв