Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201300:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

11.10.2013
Выбор хостинга представляет собой одну из важнейших задач при разработке и размещении интернет ресурса. От его защищенности, скорости и стабильности напрямую зависит работоспособность будущего проекта. Найти компанию, которая может предоставить услуги хостинга на весьма выгодных условиях, в принципе, не сложно. Так, на современном рынке существует сотни хостинг-провайдеров, каждый из которых стремится привлечь клиентов низкими ценами, выгодными предложениями, а также всевозможными акциями или бонусами.
30.04.2014
Монитор 21:9 UltraWide 34UM95 компании LG Electronics был назван лучшим фотомонитором и отмечен наградой Technical Image Press Association– TIPA-2014.
20.12.2013
Речь идет о государственных интернет-сервисах, с помощью которых можно получить консультацию, оплатить счета и выполнить другие действия, не покидая дома.
21.01.2014
По неофициальной информации из производственной цепочки, Apple готовится предстваить новый iPhone с дисплеем 4,7 дюйма в июне 2014 г. Возобновились слухи и о выпуске предполагаемого «фаблета» Apple, с диагональю экрана 5,7 дюйма.Apple может анонсировать iPhone нового поколения с предположительным названием iPhone 6 на открытии конференции для разработчиков WWDC в июне 2014 г., сообщает AppleInsider со ссылкой на главного аналитика International Electronic Business Cунь Чансюя Sun Changxu).
22.11.2013
Пытаясь уйти от блокировок по антипиратскому закону, владельцы торрент-трекеров регулярно меняют свои IP-адреса. В свою очередь, Роскомнадзор старается отлавливать эти изменения и уже включил в реестр запрещенных сайтов по два десятка IP-адресов для некоторых трекеров. Роскомнадзор регулярно «мониторит» торрент-трекеры, уличенные в незаконном распространении видео, на предмет смены IP-адресов. Об этом можно судить по обновлению реестра сайтов, подлежащих блокировке с территории России.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв