Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

15.02.2013
Известный программист смог получить корневой доступ к Android на очках Google Glass, однако пока не ясно, что это может дать. Возможности устройства ограничены. Основатель проекта Cydia Джей Фримэн (Jay Freeman) сообщил в своем блоге об успешном получении корневого доступа к системе Android, установленной на очки дополненной реальности Google Glass. По словам Фримэна, он воспользовался известной уязвимостью в версии операционной системы Android 4.0.
20.10.2015
Сколько бы не было гигабайт памяти в вашем телефоне или планшете, все равно наступает такой неприятный момент, когда ваше мобильное устройство начинает тормозить. Есть множество утилит, которые создаются для борьбы с этой проблемой. Также предлагается куча мануалов, где описано, как повысить быстродействие андроидного мобильного устройства. Есть самый простой способ, который подойдет даже для новичков.
14.10.2013
Согласно отчету Norton Report 2013 компании Symantec, несмотря на сокращение числа жертв кибератак среди взрослого населения в мире, средний ущерб из расчета на одного потерпевшего увеличился на 50%. Потери на каждого потерпевшего в соответствии с Norton Cybercrime Report за 2012 г. составляли в среднем $197, в то время как потери на каждого потерпевшего в соответствии с Norton Report за 2013 г. – в среднем $287.
11.11.2013
Современная специальная техника – результат разработок специалистов. Оттачивая особенности конструкции и повышая технические характеристики, они добились того, что эвакуаторы сегодня практичные и мощны.Автомобилисты с некоторых пор с опаской реагируют на слово "эвакуатор". Связано это, прежде всего с тем, что власти и службы дорожной безопасности часто используют этот вид техники для транспортировки неправильно припаркованных машин. Для владельца авто наступают дни поиска автомобиля, выкуп и другие издержки бюрократической волокиты.
17.11.2014
С чего вообще начинается интернет для каждого? Конечно, с провайдера. Провайдер является связующим звеном между сетью и пользователем.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв