Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

21.03.2014
На сегодняшний момент в России существует большое количество интернет-провайдеров. Небольшая их часть действует в нескольких городах, а некоторые присоединены к какому-либо особому серверу. Обычно в мегаполисах определенный провайдер занят обслуживанием сразу всех районов. Это зависит прежде всего от того, чье необходимое оборудование находится в секторе. Надо иметь в виду, что цена за использование интернета и его скорость приблизительно одна и та же. А вот качество у различных провайдеров сильно разнится.
23.02.2016
Уже прошло почти 2 месяца в этом году и любители всего нового держат руку на пульсе: что нового предложат нам производители всевозможных гаджетов? Привычка к новенькому  здесь выражается в желании следить за техническим прогрессом – каждое новое изобретение вызывает целый фонтан эмоций, создается впечатление, что грани возможного давно сожжены.
27.03.2014
Корпорация ViewSonic представила новую линейку нулевых клиентов, позволяющих с легкостью и удобством пользоваться технологией виртуализации рабочих мест (VDI). Нулевые PCoIP-клиенты дополняют широкую линейку настольных мониторов ViewSonic.  
01.11.2013
Жительница Нижнего Тагила получила в подарок… Андрея Краснова Сегодня «Ростелеком-Урал» подключил 300-тысячного абонента интерактивного телевидения. Это произошло в городе Нижний Тагил, в квартире искусствоведа Елены Шамоновой. Известный радиоведущий Андрей Краснов на один день сменил профессию и надел форму инсталлятора – мастера по установке «умного» ТВ. Он своими руками провел интернет-кабель к телеприставке юбилейного абонента и лично вручил пульт от Интерактивного ТВ. Елена Шамонова, 300-тысячный абонент Интерактивного ТВ: «Наш телевизор – это почти член семьи.
19.05.2014
Сегодня без интернета не может обойтись ни один человек. Мир электроники очень быстро развивается и с каждым днем мы получаем все новые приборы, будь это мобильный телефон или гаджет. Все они делают нашу жизнь интересней и простой, поскольку помогают нам в работе, учебе и в других сферах деятельности.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв