Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201300:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

26.05.2014
Компании «IBM Восточная Европа/Азия» и «Ростелеком» подписали меморандум о взаимопонимании, направленный на развитие сотрудничества в области «Больших данных» (Big Data) и облачных вычислений. В частности, «Ростелеком» и IBM планируют создать центр компетенций для совместной проработки решений в области аналитики данных в применении к задачам телекоммуникационной индустрии и рынка сервис-провайдеров, а также развития облачных решений и новых сервисов.
10.10.2014
Беспроводной канал передачи информации от провайдера к заказчику называют беспроводным интернетом. В основном для этого применяют радиоволны. От их мощности напрямую зависит расстояние, на которое они распространяются. От примененной модуляции сигнала целиком зависит пропускная способность. Если мы выбираем беспроводной интернет для частной постройки, то сначала находим все данные о провайдерах с зоной покрытия, в которой расположен дом.
03.04.2014
Сегодня многие эксперты утверждают, что Большие Данные – это большие возможности, новые горизонты и в конечном счете большие деньги, однако и большие затраты. Вместе с тем отмечается, что полезной информации может быть не более 1-2% в общем потоке данных, обрушивающемся сегодня на предприятия. Мало того, многие современные аналитические системы не приспособлены для работы как с данными, поступающими в реальном времени и необходимыми для принятия решений в момент наступления события, так и с ретроспективными данными, используемыми для выявления устойчивых стратегических тенденций.
09.07.2014
Если вы работаете системным администратором и решили установить корпоративную локальную сеть, то вам будет необходимо купить коммутатор, или, на профессиональном сленге, свитч. Тому, как правильно выбрать коммутатор, и будет посвящена эта статья.Для начала разберем, что такое коммутатор? Коммутатор - это именно то устройство, которое соединяет отдельные компьютеры в одну локальную сеть. Не стоит путать его с хабом - он служит для этих же целей, но его технология более примитивна.
19.06.2014
Интернет стал очень популярным в последнее время. Хотя еще лет 30 назад о нем никто не слышал, а сейчас в интернете бывает каждый второй.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв