Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201300:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

20.12.2013
Оператор мобильной связи Tele2 представил онлайновый сервис для определения принадлежности номера мобильного телефона к сотовому оператору и региону России.
06.08.2013
Специалисты обнаружили в России группу из 10 компаний, которые поставили на коммерческие рельсы SMS-мошенничество. Стать участником сети дистрибуции вредоносного контента и зарабатывать на этом может любой желающий, без глубоких знаний. Калифорнийская компания Lookout, специализирующаяся на антивирусах для мобильных устройств, раскрыла группу из десяти российских организаций, занимающихся SMS-мошенничеством, обкрадывая владельцев смартфонов на платформе Android.
29.01.2014
 Обновленная версия архиватора WinZip предложит инструменты и средства безопасного обмена зашифрованными файлами по эл. почте, на корпоративных платформах или в облачной среде, в том числе Amazon S3 и SharePoint. WinZip 18 Enterprise основан на новейших технологиях сжатия, шифрования файлов, а также обмена ими, он включает в себя новые функции и возможности, которые необходимы современным многопользовательским средам.
30.10.2015
Согласитесь, что выбор компьютера для ребенка – это довольно неоднозначная тема. Специалисты не рекомендуют находиться детям за компьютером дольше 40 мин – 1.5 часа в день в зависимости от их возраста. И такое решение вызвано не только влиянием на глаза, ведь действительно глаза при постоянном фокусировании на близком предмете быстро устают и обнаруживается большая вероятность заболеваний.
24.09.2016
Нельзя сказать, что в интернете этого добра навалом. Навалом то, навалом, но не все игровые автоматы бесплатны. Многие из них к тому же рассчитаны на заработок тех, кто их размещает эти ресурсы, а значит и сулят потерю денег играющим. Но если выбрать заранее лишь демо-версии, где все виртуально, то проигрыша не последует никакого. По крайней мере в реальных деньгах. Да, игра, она на то и игра, что можно выиграть или проиграть. Но как хорошо, что есть возможность подстраховаться и все проигрыши переживать только виртуально.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв