Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

09.02.2018
Реалисты сразу скажут, что каждый автомат по-своему хорош и сложно выбрать лучшие игры. Но на самом деле это не так. Во-первых у каждого игрока есть его любимые игры, а еще есть игры, которые дают больше возможности выиграть.
24.01.2013
Chine Mobile, крупнейший в мире мобильный оператор, заявил о запуске в августе этого года сети LTE – первой общедоступной сети 4G в Китае, сообщает The Next Web со ссылкой на китайские СМИ. China Mobile планирует получить разрешение на LTE-TD сети к 17 мая, что позволит запустить сервис уже в августе. Сообщается, что для работы сетей уже установлено более 200 тыс. базовых станций в 150 точках по всей стране. В третьем квартале 2013 года оператор планирует начать продажу устройств с 4G-модулями.
10.06.2014
Президент PayPal Дэвид Маркус (David Marcus) перейдет на работу в компанию Facebook, где возглавит бизнес по обмену сообщениями одноименной социальной сети. Об этом говорится в сообщении компании eBay, которой принадлежит PayPal.Маркус приступит к исполнению своих обязанностей в новой компании с 27 июня. Он возглавлял PayPal в течение двух лет. После его ухода обязанности президента будет временно исполнять генеральный директор компании eBay Джон Донахоу.
08.05.2014
Компания Hewlett-Packard, крупнейший производитель ПК и серверов, объявила о намерении в течение следующих 2 лет инвестировать более $1 млрд в облачное направление. Средства будут потрачены на выпуск новых облачных продуктов, профессиональных услуг, технические разработки в области облачных вычислений и на развитие облачного подразделения HP на глобальном рынке. Говоря об инвестициях, компания сделала акцент на поддержке инициативы OpenStack и гибридных платформах, объединяющих традиционную ИТ-инфраструктуру, частные и публичные облака. OpenStack — это отраслевая инициатива, в к

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв