Зачем нужен документооборот? | Ofisp.org

Зачем нужен документооборот?

12 ноября 201301:12

Налаженная система документооборота избавляет от множества проблем: вы всегда знаете, где находится тот или иной документ, каких отчетов не хватает, какие будут сданы в конце отчетного периода, какие нужно запросить у поставщиков и так далее. Одним словом электронный документооборот - это порядок. В ходе хозяйственной деятельности документы создаются внутри организации и поступают извне. Если с внутренними документами (приказами, распоряжениями, инструкциями) все более-менее понятно, то входящие требуют постоянного внимания и учета. Особенно это касается так называемой «первички» - бухгалтерской отчетности, которую сдают другие подразделения и которой ваша организация обменивается с компаниями-партнерами по бизнесу. И «первичка» всегда должна быть представлена вовремя, чтобы не нарушать сроков представления бухгалтерской отчетности и учета. Нарушение сроков и ошибки в учете грозят штрафами от налоговиков.

Составление графика документооборота

Регламентировать «жизненный путь» документа можно созданием графика документооборота, в котором будут четко прописаны ответственные за составление и передачу документов сотрудники и сроки предоставления «первички» в бухгалтерию. График разрабатывается каждой организацией самостоятельно в рамках системы внутреннего контроля. Однако есть основные моменты, которые могут быть взяты за основу в любой организации.

1. Необходимо определиться с документами. Чем подробнее график будет отражать поток документации, тем проще будет осуществлять контроль и тем выше вероятность получить минимум замечаний при аудиторской проверке.

2. Назначить ответственных лиц. Здесь следует руководствоваться правилом: чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, ответственной за его учет, тем меньше шансов, что документ потеряется или поступит с опозданием. Если ответственные лица не назначены, то за утрату или просрок спросить будет не с кого.

3. Установить сроки представления документов в бухгалтерию. Сроки должны учитывать время, требуемое на обработку документации.

4. Способ оформления. График может выглядеть как таблица, схема или текстовый документ. Главное – наглядность, простота и информативность. График в форме текстового документа подойдет индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям, у которых мало документов. Таблица будет идеальна для представителей среднего бизнеса, а график-схема – оптимальный вариант для крупных компаний с несколькими подразделениями. Для каждой хозяйственной операции перечисляются документы (наименование и количество экземпляров), их движение (ответственные сотрудники за создание, утверждение, сроки предоставления и архивирования).

5. Использование на практике. С готовым графиком, подписанным и утвержденным руководством, нужно ознакомить всех заинтересованных лиц. Это можно сделать двумя способами: 1) оформить лист ознакомления, в котором распишутся сотрудники; 2) выдать всем заинтересованным сотрудникам их часть графика. 

Как показывает практика, для того, чтобы график соблюдался, следует предпринять еще два шага:

внести изменения в должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников под роспись;

издать внутренний приказ, обязывающий сотрудников руководствоваться графиком предоставления отчетности и информирующий о штрафных мерах в случае нарушения сроков.

График – подвижная составляющая работы организации. Он позволяет выявить несовершенства в работе и свести их к минимуму, а то и вовсе устранить. От того, насколько ответственно подходит к своим обязанностям каждый сотрудник, зависит в целом работоспособность организации, и график дает возможность эффективно повысить внутренний контроль.

Похожие материалы

23.07.2014
Перед тем, как купить домашний роутер Wi-Fi, нужно определиться с тем, что именно от него ожидается и какая цена будет приемлемой. Например, простое устройство для интернет-сёрфинга может и маршрутизатор для организации сетевого хранилища будут иметь заметную разницу в стоимости.Определившись с желаемой скоростью, можно автоматически определиться и с подходящими портами. В большинстве случаев достаточно будет портов FastEthernet. А вот надобность в гигабитных портах Ethernet пока возникает нечасто.
20.01.2014
Cооснователь торрент-трекера The Pirate Bay Готфрид Свартхольм, находящийся под следствием в Дании, не сможет выполнить требование российского суда и заблокировать доступ к сайту Rutor.org. Об этом 20 января сообщает International Business Times, ссылаясь на бывшего коллегу Свартхольма Андреаса Карсбринга (Andreas Carsbring).
11.09.2013
Ущерб россиян от интернет-мошенничества в финансовой сфере в 2012 году составил 615 млн долларов.
28.03.2014
Кафедра «Микропроцессорные технологии», созданная в 2004 году корпорацией Intel и Московским физико-техническим институтом на факультете радиотехники и кибернетики этого вуза, отметила десятилетний юбилей. По словам Олега Горшкова, проректора МФТИ по учебной работе, это первая базовая кафедра вуза, где осуществлялось сотрудничество в учебном процессе с высокотехнологичным бизнесом и отрабатывалась методология совместной работы. В настоящее время в Физтехе 120 базовых кафедр, около 15% из которых сформированы технологическими компаниями.
28.03.2014
Компания LG Electronics официально назвала сроки старта мировых продаж своего смартфона G2 mini. Новинка выйдет не только в различных цветовых вариантах, но и в нескольких модификациях. Итак, уменьшенную версию флагманского смартфона LG G2 можно будет приобрести в Европе, Латинской Америке и Юго-Восточной Азии уже в конце марта. Вариация смартфона с поддержкой LTE-связи будет основана на четырехъядерном процессоре Qualcomm Snapdragon 400 с тактовой частотой 1,2 Ггц, а модификация с поддержкой 3G будет управляться 1,7-Ггц чипом NVIDIA Tegra 4i с теми же четырьмя ядрами.

Оборудование:

Общие характеристики Тип: Wi-Fi точка доступа Стандарт беспроводной связи: 802.11n, частота 2.4 ГГц...
→ Оставить отзыв
Для начала давайте определим что такое IPTV и мини-роутер. Мини-роутер (маршрутизатор) – сетевое...
→ Оставить отзыв
Подключение При подключении нового роутера к сети интернет необходимо подключить кабель провайдера...
→ Оставить отзыв
Сначала – посмотрим, что такое Wi-Fi 3G роутер вообще, и чем такие решения лучше «модемов». В...
→ Оставить отзыв